Zusammenarbeit mit Webdesignern!

Ein kleiner Leitfaden für eine gute Zusammenarbeit.

In den letzten Jahren habe ich so einige Webseiten für Kunden und Kundinnen umgesetzt und dabei Erfahrungen gesammelt wo die Fallstricke bei einer Zusammenarbeit liegen können.

Auch von vielen Kollegen und Kolleginnen und neuen Kunden und Kundinnen habe ich so einige Geschichten gehört wo ein Projekt komplett aus dem Ruder gelaufen ist und zum Schluss nur Frust und Groll übrig geblieben sind, anstatt ein gutes Projektergebnis.

In den meisten Fällen war nie eine böse Absicht im Spiel, sondern eine schlechte Kommunikation und falsche Erwartungshaltung die Ursache, warum Projekte nicht zum gewünschten Ergebnis gekommen sind.

Daher möchte ich in diesem Artikel einige Tipps geben, worauf man achten sollte und vielleicht auch ein bisschen Aufklärungsarbeit leisten.

(Damit das Lesen etwas einfacher wird, werde ich ab hier alles in einer Genderform schreiben. Da ich eine Frau bin, wird dies die weibliche Form sein, da ich mich damit besser identifizieren kann. Die Männer sind aber ebenso angesprochen.)

1. Eine gute Vorbereitung

Wenn du jemanden beauftragen möchtest deine Webseite zu erstellen musst du dir natürlich zunächst klar darüber werden was genau du benötigst. Vor allem folgende Punkte sind dabei wichtig.

was willst du mit deiner Webseite erreichen? Was bietest du an?
welche Inhalte sollen auf die Webseite?
An wen richtest du dich? Wer ist deine Zielgruppe?
Welche Funktionalitäten benötigst du? (Buchungsystem, Onlineshop, Newsletter, …)
Welches Design stellst du dir vor?

Natürlich kann dir deine Webdesignerin bei einigen Punkten helfen. Vor allem im Punkt Design. Es hilft aber sehr, wenn du dir selber im Vorfeld über diese Punkte Gedanken gemacht hast und dies auch kommunizieren kannst.

Du kannst dir zum Beispiel schon mal ein paar Webseiten raussuchen, die in die Richtung gehen, wie du dir deine eigene Webseite vorstellst. Damit ist es für deine Webdesignerin viel einfacher zu verstehen, in welche Richtung es gehen soll.

Hast du zudem eine Deadline wie eine Messe oder einen Saisonstart solltest du nicht zu spät mit dem Beauftragen deiner Webseite warten. Denn das erzeugt nur unnötig Zeitdruck, was später zu Spannungen führen kann.

2. Klare Absprachen

Klare Absprachen sind sehr, sehr wichtig bei einem Projekt, damit die Erwartungen beider Seiten geklärt und abgeglichen werden können.

Ich erlebe oft, das Kundinnen die noch unerfahren sind in Sachen WordPress, Webseiten und Co. eine andere Erwartungshaltung an die geleistete Arbeit haben als ich.

Das ist natürlich auch ganz normal, wenn man in diesem Bereich neu ist. Daher ist es wichtig zu klären, welche Aufgaben übernommen werden und welche nicht. Und auch welche Aufgaben und Arbeiten von der Kundin übernommen werden müssen.

Ein paar sehr typischer Aufgaben, wo es zu Missverständnissen kommen kann:

2.1 Inhalte

Wer erstellt die Inhalte wie Texte, Fotos und Grafiken?

Macht dies die Kundin? Macht das die Webdesignerin? Gibt es eine dritte Partei, die diese Aufgaben übernehmen kann.

Sollten Bilder eingekauft werden, wer macht dies und wer sucht die Bilder raus?

Zudem sollte man auch klären bis zu welchem Zeitpunkt die Inhalte vorliegen sollen und in welchem Format.

2.2 Corporate Identity

Gibt es bereits eine Corporate Identity wie Logo, Farben, Schriftart,…? Falls ja, sollen diese beibehalten werden oder soll es ein neues Design werden? Wenn das Corporate Design im Vorfeld feststeht, dann solltest du Farbcodes, Schriftart, Logo (in png oder jpg und hoher Auflösung) bereit haben.

Wenn du ein neues Corporate Identity benötigst kläre ab, ob dies deine Webdesignerin machen kann/möchte. Denn dies ist Grafikdesign und kein Webdesign, was ein anderes Aufgabengebiet ist. Manche bieten beides an, manche nicht. Daher am besten vorher abklären.

Man kann übrigens auch ohne komplett ausgearbeitetes Corporate Design und Logo eine Webseite erstellen.

Lieber unperfekt starten als perfekt zögern!

2.3 SEO

Soll deine Webseite auch für Suchmaschinen optimiert werden? Auch dies ist ein eigenes Aufgabengebiet das vor allem im Vorfeld viel Inhaltliche Analyse erfordert. Es gibt aber natürlich auch viele Berührungspunkte mit dem Webdesign und dem Aufbau einer Seite.

Daher am Besten vorher absprechen wie dies gehandhabt wird und was von der Webdesignerin übernommen wird oder ob dies an einer dritte Partei abgegeben werden soll.

2.4 Rechtliches

Es gibt vor allem im deutschen Raum rechtliche Anforderungen die Webseiten erfüllen müssen. Die meisten Webdesignerinnen sind keine Anwältinnen und können daher keine rechtliche Beratung übernehmen. Natürlich haben wir Erfahrungen mit Webseiten und da beschäftigt man sich auch viel mit den rechtlichen Themen. Daher kann man auch Hinweise geben, worauf die Kundin vielleicht achten sollte und ob ein Impressum notwendig ist usw.

Dies ist aber kein Ersatz für eine rechtliche Beratung, vor allem, da bestimmte Berufszweige und Bereiche (Lebensmittel usw.) eigene Bestimmungen haben.

Vor allem bei Onlineshops würde ich zusätzlich eine Anwältin konsultieren und dies nochmal abchecken lassen.

Und hier ein paar weitere Punkte, die es wert sind, das man darüber redet:

Absicherung der Webseite vor Hacks
Backups
Schnelligkeit
Einführung in die Benutzung der Webseite
Korrekturrunden?
Pflege und Updaten der Webseite nach Projektübergabe
Bezahlung und Vorkasse
Deadlines
Stylesheets

3. Vorgespräch und Schriftliches

Diese Punkte können am Besten in einem ersten Vorgespräch geklärt werden. Diese sollte dann am Besten nochmal schriftlich festgehalten und schriftlich bestätigt werden. Dies kann man zum Beispiel über einen Kostenvoranschlag machen, der per Mail verschickt und von der Kundin per Mail angenommen wird. Wichtig ist, dass es schriftlich festgehalten wird und man es nicht nur mündlich abmacht.

Ob man ein umfangreiches Lasten- und Pflichtenheft erstellt muss jeder für sich selbst wissen. Ich denke bei kleineren Projekten ist der Zeitaufwand dafür zu groß, denn auch das Erstellen eines Pflichtenheftes kostet Zeit und damit Geld.

Bei dem Kostenvoranschlag solltest du genau darauf achten was drauf steht und was es beinhaltet. Wenn etwas nicht erwähnt wird und nicht drauf steht, ist dies im Zweifel eine Extra-Leistung.

Du kannst auch bei dem ersten Angebot gerne nachfragen und nachverhandeln. Auch hier ist Kommunikation wichtig!

4. Kommunikation während der Zusammenarbeit

In dem Vorgespräch kann man sich auch darauf einigen wie man am liebsten miteinander kommunizieren möchte.

Möchte man über Mail, Telefon, SMS, WhatsApp, Sprachnachrichten, Skype, persönliche Treffen oder vielleicht lieber über ein Projektmanagement-Tool zusammen arbeiten?

Ich persönlich möchte zum Beispiel WhatsApp rein privat halten und ich oute mich jetzt auch mal als jemand der spontane Anrufe nicht sonderlich mag, weil mich dies oft aus einer Aufgabe reißt an der ich gerade sitze (weshalb ich sowieso meistens das Smartphone auf stumm habe). Vereinbarte Telefonate ist natürlich etwas anderes.

So hat jeder sein bevorzugtes Kommunikationsmittel und so lange man vorher darüber redet und sich abspricht findet man immer eine Lösung.

Dazu zählt auch zu klären, zu welchen Zeiten man erreichbar ist (Abends? Wochenenden? Bürozeiten?).

Ist die Webdesignerin zum Beispiel bei dringenden Angelegenheiten auch außerhalb der Bürozeiten (falls es diese gibt) erreichbar? Falls ja, auf welchem Wege? Und kostet dies Extra? Und vor allem, was sind dringende Angelegenheiten?

Dies ist immer wieder ein Punkt der zu Unmut führend kann. Denn natürlich ist das (erstmalige) Beauftragen einer Webseite etwas, das der Kundin am Herzen liegt und wo alles klappen soll und wo man auch häufig Fragen hat. Jedoch ist manchmal die Definition von dem was dringend ist und einen Anruf am Abend oder am Wochenende rechtfertigt bei der Kundin und bei der Webdesignerin eventuell unterschiedlich.

Dies sollte man im Vorfeld am besten für das jeweilige Projekt klären.

5. Registrierungen und Inhaberschaft

5.1 Server und Domain

Dies ist ein Punkt, der mich persönlich manchmal wütend macht und mich ratlos zurücklässt.

Wie oft hatte ich den Fall, das jemand zu mir kam, Hilfe mit der Webseite brauchte oder umziehen wollte und sich dann herausgestellt hat, dass die Domain und der Webspace nicht auf die Kundin, sondern auf die vorherige Webdesignerin registriert war!?!

Daher ein Appell an alle Webdesigner und Webdesignerinnen und alle Entwickler und Entwicklerinnen. Bitte, Bitte, Bitte registriert die Domains und die Server immer auf den Namen der Kunden.

Und ein Appell an alle die sich Ihre Webseiten erstellen lassen: Eure Webseiten ist ein Teil eures Unternehmens. Dazu zählt vor allem auch die Domain. Daher achtet darauf, dass diese auch rechtlich euch gehört.

Das Problem an der Geschichte ist nämlich, dass bei einer Trennung mit der Webdesignerin, sei es aus Zwietracht, abgebrochenem Kontakt, anderer beruflicher Orientieren, oder ähnlichem du rechtlich und technisch keine Möglichkeiten hast an deine eigene Webseite zu kommen.

Du kannst höchsten eine weitere Domain registrieren und eine neue Webseite erstellen und machst dir damit mit der anderen Seite auch noch selber Konkurrenz bei Google, wenn du die gleichen oder ähnliche Inhalte hast.

Häufig wird dies nicht wegen Boshaftigkeit oder Berechnung gemacht, sondern einfach nur, weil es leichter ist für die Kundin und die Webdesignerin. Manche Kundinnen können mit den vielen Begriffen und technischen Daten nicht viel anfangen und da erscheint es leichter die Registrierung von der Webdesignerin übernehmen zu lassen.

Wenn dies der Fall ist, mache ich die Registrierung der Domain und des Servers mit den Kundinnen zusammen. Entweder bei einem Treffen oder über Skype und lasse mir dann die Zugänge geben zum Server.

Manchmal haben auch Agenturen Pakete bei Servern, wo sie ihre Kundenwebseiten hosten. Das ist auch in Ordnung, solange bei der Registrierung der Domain als Inhaber die Kundin angegeben wird (man kann zusätzlich als Admin die Agentur angeben).

5.2 Vorhandene Webseiten

Solltest du bereits eine Webseite haben und diese ändern lassen wollen, so suche dir vorher deine Zugangsdaten raus. Dazu gehören zum einen der Login zu dem Backend deiner Webseite und zum anderen die Zugangsdaten und Kundennummer zu deinem Server.

5.3 Passwörter

Damit deine Webdesignerin arbeiten kann, braucht sie natürlich Zugang zu deiner Webseite und auch dem Server.

Gebe dafür niemals ein Passwort heraus, dass du auch woanders verwendest, auch wenn du ihr zu 100% vertraust. Generiere lieber ein neues Passwort zum Beispiel über einen Passwortgenerator.

Auch als Webdesignerin solltest du darauf bestehen, keine Passwörter zu bekommen, die von der Kundin auch woanders verwendet werden. Denn so kann man Missverständnisse umgehen, sollte mal ein Kundenaccount gehackt werden (zum Beispiel bei Facebook,….). Dies passiert zwar selten, aber unmöglich ist es nicht.

Wenn du jemanden Zugang zu deiner Webseite geben willst (zum Beispiel bei Support oder ähnlichen), so erstelle einen eigenen Benutzeraccount auf deiner Webseite. Diesen kannst du nach der Zusammenarbeit auch wieder löschen.

5.4 Lizenzen für Themes und Plugins

Das, was für Domains und Server gilt, gilt ebenfalls für Themes und Plugins wo Lizenzen gekauft werden müssen.

Diese sollten am besten immer über den Namen und den Account der Kundin laufen. Denn manchmal muss man eine Lizenz verlängern und so sind die Besitzverhältnisse klar geregelt.

Sollte die Webdesignerin eine Entwicklerlizenz haben, so sollte man schriftlich klären wie dies gehandhabt wird.

6. Nach dem Projekt

Wenn die Webseite übergeben und das Projekt abgeschlossen wird stellt sich die Frage, was nun?

Bekommst du eine Einführung in deine Webseite, damit du weißt wie du kleine Dinge ändern kannst?

Bekommst du ein Stylesheet, wo die Designregeln für deine Webseite beschrieben sind? Zum Beispiel wie du Text hervorheben kannst oder wie die Maße für deine Beitragsbilder sind?

Wer soll die Webseite in Zukunft pflegen? Möchtest du dies selber machen oder abgeben? Denn eine Webseite muss regelmäßig geupdatet werden.

Wie sieht es auch aus mit kleinen inhaltlichen Änderungen. Möchtest du dies selber machen oder willst du auch das abgeben? In der Regel ist mit der Übergabe der Webseite das Projekt auch abgeschlossen. Manche bieten aber auch Pflegeverträge für die Zeit danach an.

Auch dies sollte man am Besten im Vorfeld besprechen.

7. Unmut und Probleme

Wenn es doch mal zu Unmut oder Problemen kommen sollte, so kann ich nur raten das Gespräch zu suchen und vernünftig darüber zu reden. So vermeidet man, dass es zu aufgestautem Frust kommt. Denn wir sind alle nur Menschen und ein Missverständnis oder ein Fehler kann schon mal passieren und ist in den meisten Fällen nicht böse gemeint.

Welche Erfahrungen habt ihr gemacht? Habt ihr Ergänzungen und Tipps?