Wie du die Aufschieberitis endlich überwindest

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Jeder von uns kennt das Problem. Man hat eine wichtige Aufgabe zu erledigen, doch man schiebt sie immer wieder auf.

Während der Prüfungszeit werden viele Stundeten plötzlich zu Putzteufeln, nur weil sie alles lieber machen als lernen.

Dahinter steckt oft Angst oder Unsicherheit vor der Aufgabe die man zu bewältigen hat.

Die folgenden Tipps sollen dir dabei helfen deine wichtigen Aufgaben nicht mehr aufzuschieben.

1. Einen Schritt nach dem anderen

Statt „Webseite erstellen“ solltest du in deine To Do Liste lieber „WordPress installieren“, „Theme auswählen,“ und ähnliches schreiben und diese große Aufgabe in kleine Häppchen packen. Denn die Aufgabe „Webseite erstellen“ löst wahrscheinlich viele Unsicherheiten und Fragen aus. Es ist ein riesiger Berg, der unüberwindbar erscheint.

Es ist sehr viel leichter kleinere Aufgaben anzupacken. Teile dir daher ein großes Projekt in kleinere Arbeitspakete ein.

2. Werde konkret

Ein weiterer Vorteil ist, dass du mit dieser Methode deine Arbeitsschritte eindeutiger definierst. Damit ist die Aufgabe nicht so schwammig und es ist klar, was als Nächstes zu tun ist.

3. Abhängigkeiten klären

Machmal wird eine Aufgabe aufgeschoben, weil vorher noch etwas Anderes getan werden muss oder eine Information fehlt. Ist dies der Fall, so kennzeichne dies in deiner To Do Liste und bündle zum Beispiel diese Aufgaben oder lege eine Reihenfolge fest.

4. Kleine Aufgaben sofort erledigen

gewöhne dir an, kleine Aufgaben, die du innerhalb von 15 Minuten erledigen kannst, immer sofort zu erledigen.

Du erhältst zum Beispiel eine Rechnung? Bezahle sie sofort, denn Onlinebanking dauert nur 5 Minuten. Das hat den Vorteil, dass die Aufgabe gar nicht erst auf deiner To Do Liste landet und du hast das gute Gefühl etwas erledigt zu haben.

5. Die 72-Stunden-Regel

Wenn eine Aufgabe länger dauert als 15 Minuten, dann schreibe sie in deine To Do Liste und erledige die Aufgabe (oder mache zumindest den ersten Schritt dazu) innerhalb von 72 Stunden.
Denn die 72-Stunden-Regel besagt, dass wenn wir nicht innerhalb von 72 Stunden eine Aufgabe angehen, die Wahrscheinlichkeit stark sinkt, dass wir diese überhaupt noch erledigen.

Als ich diese Regel zum ersten Mal gelesen habe (ich glaube es war in dem Buch „Die 4 Stunden Woche“), habe ich ihr wenig Bedeutung beigemessen. Mittlerweile wurde ich eines Besseren belehrt, denn ich habe gemerkt, wie groß mein Widerstand wurde, gegen Aufgaben die schon so lange auf meiner To Do Liste stehen.

6. Teile deine Aufgaben in A, B, C und D ein

Um den Überblick in meiner langen To Do Liste zu wahren und um zu entscheiden, welche Aufgabe ich als nächstes angehe, teile ich meine Aufgaben in A, B, C und D ein.

  • A steht für Wichtig und Dringend
  • B für Wichtig aber nicht Dringend
  • C für nicht Wichtig aber Dringend
  • D nicht Wichtig und nicht Dringend

Mit dieser Technik ist es leichter zu entscheiden, welche Aufgabe Vorrang und Priorität hat und welche man daher zuerst angehen sollte.

Die D-Aufgaben streiche ich ganz von meiner Liste. Denn wenn etwas nicht wichtig und nicht dringend ist, warum sollte ich es dann überhaupt erledigen.
Die C-Aufgaben sind vor allem administrativer Kram.
Die B-Aufgaben bringen mich langfristig weiter und sind sehr wichtig. Wenn ich diese zu lange aufschiebe, dann werden sie zu A-Aufgaben und die A-Aufgaben sind die Aufgaben, die uns belasten und uns schwer im Magen liegen.

Die Aufgeschobene Bachelor-Arbeit zum Beispiel. Oder auch der eigene Blog, den wir immer weiter hinauszögern.

Aus diesem Grund arbeite ich alle A-Aufgaben zuerst ab und versuche diese gar nicht erst aufkommen zu lassen. Doch wenn man die A-Aufgaben abgehackt hat, fühlt man sich schon viel freier.

7. Planen deinen Tag am Abend zuvor

Um frisch in den Tag zu starten, organisiere ich mir meinen Tag immer schon am Vorabend und entscheide welche Aufgaben ich angehen möchte und welche wichtig sind. Das hat den Vorteil, dass man nicht morgens völlig planlos zuerst seine Mails checkt und dann seine C-Aufgaben abarbeitet, sondern sich auf die wichtigen Dinge konzentriert.

8. Nicht zuviel auf einmal

Beim erstellen meiner Tages-To-Do-Liste habe ich oft den Fehler gemacht, zu viele Aufgaben an einem Tag angehen zu wollen und war am Abend völlig frustriert, weil ich nichtmal die Hälfte meiner To Do Liste geschafft habe. Seitdem mache ich eine Zeiteinschätzung für die Aufgaben und überlege mir wie lange ich dafür brauchen werde. Dann definiere ich, welche meine „Must-To-Do“-Aufgaben sind und welche Aufgaben ich angehe, wenn ich noch Zeit habe dafür. Wenn ich meine Must-To-Do´s geschafft habe, dann habe ich mein Soll erfüllt und bleibe motiviert.

9. Termine setzten

Anstatt einer To-Do-Liste, lege ich mir Termine in meinem Kalender fest, denn dadurch entsteht eine höhere Verbindlichkeit und es fällt mir schwerer diese aufzuschieben. Zudem sehe ich so  auch besser, ob die Zeiteinschätzung realistisch ist und ich bekomme meine anderen Termine besser zusammen mit meinen Aufgaben.

10. Die Goldene Nuss zuerst

Als Goldene Nuss wird eine Aufgabe bezeichnet, vor der man am meisten Angst hat. Diese Aufgabe sollte man als erstes am Tag angehen und erledigen, denn goldene Nüsse belasten und machen uns unproduktiv.

Den Begriff „Goldene Nuss“ habe ich von Cordula Nussbaum aus ihrem Podcast „Zeitmanagement für Kreative Chaoten“ den ich wirklich sehr empfehlen kann. Darin empfiehlt sie, sich Tage zu definieren, an denen man die goldenen Nüsse knackt. Denn natürlich muss nicht jeder Tag ein „Goldener-Nuss-Tag“ sein. Doch die Regel, „Das Wichtigste des Tages zuerst“ gilt für jeden Arbeitstag.

11. Gleiche Aufgaben bündeln

Versuche die Aufgaben, die sich ähneln zu bündeln und zusammen zu bearbeiten. Zum Beispiel Telefonate, Rechnungen bezahlen, Emails versenden usw. . Denn dadurch sparst du dir die Vorbereitungszeit und kannst mehr Punkte abhaken. Diesen Tipp habe ich aus dem Buch „Simplify your Life“ das ich ebenfalls empfehlen kann.

12. Nutze dein Leistungshoch

Jeder Mensch hat eine Leistungskurve und Zeiten in denen er produktiver und unproduktiver ist. Du solltest deine Leistungshochs nutzen um deine A- und deine B-Aufgaben abzuarbeiten und deine Leistungstiefs für C-Aufgaben und zur Erholung nutzen.

Wenn du deine Leistungskurve genau wissen willst, kannst du ja mal ein paar Tage lang zur vollen Stunde in einer Tabelle von 1 bis 10 eintragen wie fit und leistungsstark du dich fühlst. Da kannst du es dann relativ gut ablesen und deine Tage besser einteilen.

Bei mir und wahrscheinlich bei den meisten anderen ebenfalls, habe ich mein Leistungshoch am Morgen. Das nutze ich für meine A- und B- Aufgaben.

Zum Mittag kommt mein Tief. Da mache ich dann Essen und entspanne eine halbe Stunde und mache mich dann an meine C-Aufgaben.
Danach habe ich wieder ein kleines Hoch, was ich für Kundentermine nutze oder auch wieder für A- und B-Aufgaben.

Vor allem wenn man Freelancer, Stundent oder ähnliches  ist und sich seine Zeit frei einteilen kann, neigt man dazu am Vormittag C-Dinge zu erledigen wie einkaufen oder ins Gym gehen, weil es dann noch so schön leer ist. Das Problem ist aber, das man damit sein Leistungshoch verschwendet. Daher sollte man lieber ab frühen Nachmittag diese Dinge erledigen, wenn man sein Tief hat.

13. Stehe früh auf oder auch „Der frühe Vogel fängt den Wurm“


Auch solltest du nicht zu lange schlafen, wenn du dein Leistungshoch nutzen möchtest. Denn wenn man erst um 10 Uhr aufsteht, dann ist es schon fast Mittags und dann auch schon wieder Nachtmittags. Meine Motivation ist in der Regel im Eimer, wenn ich nicht vor dem Mittag schon das Wichtigste hinter mir habe.

Ich war lange eine Nachteule und habe mir regelmäßig meinen Schlafrhythmus kaputt gemacht indem ich bis 6 oder 7 Uhr morgens durchgearbeitet habe, da ich ab 22 Uhr nochmal richtig produktiv wurde.
Ich dachte mir, warum nicht, wenn ich produktiv bin, kann ich auch arbeiten und das nutzen.

Das Problem kam dann, als ich einen Termin zur normalen Zeit wie um 10 Uhr vormittags hatte und dann nichts mehr auf die Reihe bekommen habe, weil ich völlig übermüdet war.

Tatsache ist, es gibt zwar Langschläfer (und ich habe mich lange dazu gezählt), aber es ist alles Trainingssache und Routine und ein Frage wann man ins Bett geht. Mittlerweile gehe ich unter der Woche um 10 Uhr oder 11 Uhr schlafen und stehe um 6:30 auf. Eigentlich auch kein Hexenwerk, wenn man einen Job hätte bei dem man morgens pünktlich da sein muss – sehe daher deine Projekte genauso so.

14. Routine

Routinen helfen ungemein bei der Überwindung von Aufschieberitis. Denn mit Routinen denken wir nicht mehr darüber nach, ob wir etwas machen sollten oder wie wir etwas machen sollten.
Meinen Recherchen zufolge brauchen wir 66 Tage, um eine neue Routine fest zu etablieren. Meinen Erfahrungen nach, sind aber eher die ersten beiden Wochen hart, danach wird es immer leichter, den Rhythmus beizubehalten.
Vor allem eine Morgenroutine hilft mir in meinen Arbeitstag zu starten und meinen inneren Schweinehund zu überwinden.

15. Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip besagt, das 20% der Leistung 80% der Ergebnisse produziert und 80% an Leistung notwendig ist um die letzten 20% des Ergebnisses zu erzielen.

Bei Aufschiebern ist oft nicht das Problem, dass sie faul sind. Es sind eher Perfektionisten, die keine halben Sachen machen wollen, sich aber durch ihren Perfektionismus übernehmen und vor einer kaum lösbaren Aufgabe stehen, die sie dann lähmt.

Fakt ist – Nobody is perfect und man sollte sich bei einer Aufgabe immer fragen, ob es wirklich notwendig ist die 80% an Mehrarbeit zu investieren, um die letzten 20% zu perfektionieren.

Ich habe mir dazu als Motto genommen – „Lieber unperfekt starten, als perfekt zögern!“

16. Die Pomodoro-Technik

Mit der Pomodoro-Technik, lässt sich das Pareto-Prinzip sehr gut anwenden.

Die ursprüngliche Pomodoro-Technilk funktioniert folgendermaßen:

Man definiert eine Aufgabe und stellt sich einen Timer auf 25 Minuten

Dann erledigt man die Aufgabe in dieser Zeit

Nach den 25 Minuten macht man 5 Minuten Pause

dann beginnen die nächsten 25 Minuten, mit der gleichen oder einer neuen Aufgabe. Je nach Umfang der Aufgabe

nach 4 x 25 Minuten wird eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten gemacht

Dies ist ein gutes Mittel um sich auch größeren Aufgaben zu stellen und seine Angstblockade zu überwinden. Denn 25 Minuten an einer Aufgabe ist eine überschaubare Zeitspanne.

Ich nutze diese Technik aber auch dazu, um mich zu zwingen für kleinere Aufgaben (vor allem C-Aufgaben) nicht so viel Zeit zu vergeuden.
Beispielsweise stelle ich mir den Timer auf 5 oder 10 Minuten und versuche in dieser Zeit die Aufgabe so rasch wie möglich zu erledigen. Sollte es danach nicht perfekt sein, dann ist es eben so.

Als ich Lanschaftsarchitektur studiert habe, hatten wir ebenfalls einen Ausspruch dafür: „Ein Entwurf dauert immer so lange, wie du ihm Zeit gibst.“

Hatten wir beispielsweise einen Stegreif-Entwurf bei dem das Konzept einen Tag später und die Pläne eine Woche später fertig sein mussten, dann haben wir uns auf das Wesentliche konzentriert und wir waren fertig.

Hatten wir hingegen 6 Monate, so haben wir auch 6 Monate gebraucht und waren meist erst einen Tag vorher fertig.

An der Qualität der Entwürfe kann man heute nicht mehr unbedingt ablesen, wie viel Zeit wir dafür hatten.

17. Verbünde dich mit anderen

Schließe dich mit Gleichgesinnten zusammen und verabredet euch zum gemeinsamen Arbeiten und zur gegenseitigen Kontrolle. Man könnte auch Mastermindgruppe dazu sagen.

In einer Mastermindgruppe trifft man sich in regelmäßigen Abständen um seine kurz- und langfristigen Ziele, seine Probleme auszutauschen und um Tipps und Unterstützung zu geben. Manchmal arbeitet man zusammen, manchmal tauscht man sich auch nur aus und kontrolliert und motiviert sich gegenseitig.
Durch die Kontrolle von außen schiebt man weniger auf und man wird motivierter, weil man merkt, dass man nicht die einzige Person ist, die mit bestimmten Dingen hadert. Zudem ist der Austausch sehr wichtig, weil man dadurch unglaublich viel lernt.

Mastermindgruppe kannst du zum Beispiel auf Meetup.com finden, aber auch online über Skype und Mail funktioniert eine Mastermindgruppe gut. Schau zum Beispiel mal auf Facebook nach geeignet Gruppen.

18. Mache dir bewusst, warum du tust, was du tust

Wen man seine Träume und langfristigen Ziele nicht kennt, wie soll man da kurz- und mittelfristig Erfolg haben!?! Mache dir bewusst, was dein langfristig Ziel ist, worauf du hinarbeitest, was deine Träume sind, und was du erreichen willst.

Wenn du weißt, warum du etwas tust, nämlich um dein Ziel und deinen Traum zu erreichen, dann ist es ein schönes Gefühl zu wissen, dass man mit jeder erledigten Aufgabe seinem Ziel ein Stückchen näher kommt.

Wenn wiederum das angestrebte Ziel für einen nicht mehr wichtig ist, dann sollte man seine Ziele und seinen Weg überdecken, aber bitte nicht, nur weil der Weg zu schwer ist. ;-)

19. Vermeide Ablenkungen

Eine beliebte Vermeidungstaktik ist, mal eben die Emails zu checken oder Facebook und Co. aufzumachen um sich „mal eben zu informieren“. Das führt nur leider oft dazu, dass neue Aufgaben per Mail hinzukommen und wir auf Facebook und Co. abgelenkt werden von den Artikeln, die wir noch lesen müssen, den niedlichen Welpenvideos, den Diskussionen in den Lieblingsgruppen und den Freunden, die schreiben und ebenfalls eine Ablenkung brauchen.

Vor allem wenn man in einer Aufschiebephase mit seinen Blog ist, zieht Facebook einen besonders herunter, weil alle Blogs neue Artikel veröffentlichen, nur man selbst nicht.

Schalte daher alle Ablenkungen ab und checke deine Nachrichten erst nachdem du deine wichtigste Aufgabe des Tages geschafft hast, bzw. ab der Mittagszeit.

Zu den Ablenkungen zählen aber auch alle Handybenachrichtigungen. Schalte daher dein Smartphone in den Schlafmodus oder in den Flugmodus.

Wenn du über Facebook auch berufliche oder projektbezogene Diskussionen führst, dann empfehle ich dir diese in Mails oder Slack auszulagern, damit man berufliche und private Diskussionen besser trennen kann und Facebook nicht in einer produktiven Phase öffnen muss, um Nachrichten zu lesen.

20. Der richtige Arbeitsplatz

Das richtige Arbeitsumfeld ist für die Motivation und die Produktivität enorm wichtig. Natürlich ist es schön im Bett zu arbeiten und zu lernen. Doch es verleitet vielmehr dazu mal eben schnell als kleine Belohnung sich eine Folge seine Lieblingsserie anzuschauen, als wenn man in einem Cafe, einem Coworkingspace oder in der Bibliothek arbeitet.
Finde heraus wo du am Besten arbeiten kannst und nutze diese Orte. Auch der Weg zum Arbeitsplatz wie einem Café stimmt dich in die Arbeit ein und schafft einen Puffer zwischen der Arbeit und dem privaten.
Ich persönlich arbeite zum Beispiel am Besten in einem vollen Café. Bibliotheken hingegen sind mir zu still und einzelne Geräusche lenken mich zu sehr ab.

21. Outsourcen und delegieren

Man muss nicht immer alles selber machen, man kann auch Aufgaben abgeben und delegieren. Natürlich sollte man seine Bachelorarbeit nicht outsourcen, aber vor allem C-Aufgaben eignen sich prima dafür.

Jeder hat seine Stärken und Schwächen und Aufgaben die einem leichter von der Hand gehen als andere.

Überprüfe mal deine To-Do-Liste nach Aufgaben, die du outsourcen kannst und frage in deinem Freundes- und Bekanntenkreis nach, schaue auf Plattformen wie fiverr.com  oder suche dir einen Virtuellen Assistenten zum Beispiel www.eassistentin.de. Vor allem bei Aufgaben die schon lange auf deiner Liste stehen und dich belasten ist es eine Überlegung wert diese abzugeben. Zum Beispiel die Steuererklärung.


22. Genieße deinen Feierabend

Das große Problem als Freelancer, Student oder auch bei eigenen Projekte ist, dass man immer arbeiten könnte und man deshalb immer ein schlechtes Gewissen hat, wenn man es nicht tut.


Das war für mich lange ein Problem und daher habe ich auch tatsächlich jeden Tag gearbeitet. Zwar nicht 8 Stunden lang aber immer so ein bisschen. Das war nur leider nicht wirklich produktiv.

Daher nehme ich mir mittlerweile das Wochenende frei und mache Wochenende. Es klappt zwar nicht immer, den Samstag komplett frei zu machen, aber am Sonntag arbeite ich nicht und ich habe auch kein schlechtes Gewissen mehr dabei.

Genauso wenig habe ich ein schlechtes Gewissen, wenn ich ab 19 Uhr Feierabend mache, wenn ich am Tag meine Must-To-Dos geschafft habe.

Das ist meine Belohnung. Zudem sind Erholungspausen ohne schlechtes Gewissen enorm wichtig für meine Motivation und meine Leistungsfähigkeit.

Daher kannst du den Feierabend als Belohnung und als Anreiz sehen, deine Aufgaben nicht weiter aufzuschieben.

23. Belohnungen

Sollte der Feierabend dir als Belohnung nicht ausreichen, dann kannst du dir auch andere Belohnungen suchen.
Zum Beispiel ein erholsames Bad, ein Kinobesuch, ein Treffen mit Freunden usw..

Wenn ich zum Beispiel mal wieder am Reisen bin, dann bin ich oft produktiver, weil ich den Ort nutzen möchte, an dem ich bin. Daher arbeite ich 5 bis 6 Stunden besonders konzentriert und als Belohnung kann ich am Nachmittag rausgehen und mir mit freiem Kopf den Ort ansehen und Aktivitäten nachgehen.

24. Führe ein Erfolgsjournal

Um motiviert zu bleiben, sollte man sich seine Erfolge vor Augen führen, denn das stärkt einen, wenn man mal wieder vor einer großen und beängstigenden Aufgabe steht.

Dafür ist das Erfolgsjournal ein ideales Tool. In ein Notizbuch schreibt man jeden Abend mindestens fünf Dinge auf, die man am Tag gut gemacht hat und auf die man stolz ist. Am Anfang fällt einem das vielleicht noch schwer, aber mit der Zeit findet man immer mehr Dinge die man aufschreiben kann.

Das Erfolgsjournal ist eigentlich ein Tool, um sein Selbstvertrauen aufzubauen. Aber ich habe gemerkt, dass ich oft deshalb Dinge aufschiebe, weil ich nicht genau weiß, wie ich sie angehen soll und mich unsicher machen.

Das Erfolgsjournal hilft mir dann, mich an andere Aufgaben zu erinnern, die ich geschafft habe und dann ist die bevorstehende oft gar nicht mehr so schlimm.

Wichtig ist, dass du dir deine Erfolge bewusst machst, denn das ist es, was uns motiviert und uns stärkt.

Auch eine Done-Liste kann dich über den Tag hinweg motivieren, wenn du sehen kannst, was du schon abgehackt hast an dem Tag.

25. Verändere dein Inneres Mantra

Manchmal stehen wir uns selber im Weg und denken nach ein paar Rückschlägen:

  • Ich bin nicht diszipliniert genug
  • Ich schiebe immer alles auf
  • Ich bin nicht fleißig genug

usw.

Wenn wir dieses Selbstbild von uns haben, dass ist es sehr schwer sich zu motivieren und das zu ändern. Daher muss man in diesem Fall das innere Mantra ändern und sich sagen

  • Ich schaffe das
  • Ich bin fleißig
  • Ich bin diszipliniert
  • Ich bin produktiv

Das ist wichtig, damit wir uns nicht selber im Weg stehen und uns ausbremsen.

26. Just Do it!

Und zu guter Letzt – denke nicht zu lange über ein Aufgabe nach, sondern mache den ersten Schritt und fange einfach an. Schritt für Schritt!

Was hilft dir dabei, deine Aufgaben anzugehen und nichts mehr aufzuschieben?

Quellen und Ressourcen:

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